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Dokumentenmanagement im mittelständischen Unternehmen

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Mai 2009

Beschreibung

Beschreibung

In der heutigen Zeit der hochentwickelten IT-Technologie ist das Thema "Dokumentenmanagement im Unternehmen" immer noch aktuell. Die Umsetzung bereitet teilweise immer noch enorme Schwierigkeiten, obwohl die IT-Technologie der jetzigen Zeit leistungsfähige Systeme anbietet. Eine Recherche bis zur Geschichte der Organisationsentwicklung und der Entwicklung der Datenverarbeitung wurde zur Ursachenanalyse herangezogen. Dies war notwendig, um hierarchische Barrieren richtig beurteilen zu können.
Es mußte ein ganzheitlicher aber dennoch vereinfachter Ansatz als Konzeption für ein Vorgehensmodell entwickelt werden. Dieser Ansatz wird in folgender Struktur:
-Betriebswirtschaftliche Kennzahlen
-Geschäftsprozeß
-Workflow
-Dokumentenmanagementsystem (DMS)
-Ergonomische Anwendung
Erfasst und auf Grundlage eines Datenbanksystems realisiert.
Am Beispiel eines besonderen Szenarios wird ein beispielhafter Diskurs praktisch umgesetzt. Die im Szenario dargestellten Beispiele sind zum Verständnis der Vorgehensweise ausgewählt worden.
Die Methoden der Geschäftsprozeßmodellierung "Reengineering" und "kontinuierliche Verbesserung" werden in dieser Arbeit beispielhaft angewendet. Prinzipiell wird eine Optimierung der Geschäfts- bzw. Verwaltungsprozesse durch Einführung eines Workflows realisiert. Die Lösung der semantischen Lücke zwischen Geschäftsprozeß und Workflow wird beispielhaft dargestellt. Das Datenbankmanagementsystem (DBMS) wird in diesem Zusammenhang genauer analysiert. Die Abbildung bisheriger Papierdokumente in eine elektronische Form wird weiterhin anhand einer ergonomischen Sichtsweise genauer untersucht. Ebenso ist die Methode der "kontinuierlichen Verbesserung" ein weiterer wesentlicher Bestandteil dieser Arbeit. Der Anwender soll das DMS richtig annehmen und anwenden können. Auf den Einfluß der Mitarbeiter im Unternehmen wird weiterhin näher eingegangen und beispielhaft beschrieben.
Zu allen angewendeten Modellen wird jedoch der Vollständigkeit halber auf die Fachliteratur verwiesen, da nicht alle Komponenten und Anwendungsfälle berücksichtigt werden können.
Dennoch wurde ein Konzept eines Dokumentenmanagementsystems erfolgreich am praktischen Beispiel vorgestellt.

Inhaltsverzeichnis

1;Dokumentenmanagement im mittelständischen Unternehmen Geschäftsprozeß - Workflow - DMS;1 1.1;Inhaltsangabe;3 1.2;Abbildungsverzeichnis;6 1.3;Tabellenverzeichnis;7 1.4;1.0 Einleitung;8 1.4.1;1.1 Ausgangslage und Problemstellung;8 1.4.2;1.2 Motivation;9 1.4.3;1.3 Zielsetzung;9 1.4.4;1.4 Lösungsansatzrahmen für einmittelständisches Unternehmen;10 1.4.5;1.5 Fazit;11 1.4.6;1.6 Aufbau der Arbeit;12 1.5;2.0 Abgrenzung und Integrationbestehender Ansätze;15 1.5.1;2.1 Historische Hintergründe zu der Entwicklungvon Unternehmensorganisationen und derDatenverarbeitung;16 1.5.1.1;2.1.1 Entwicklung der Datenverarbeitung;16 1.5.1.2;2.1.2 Bedeutung für die Arbeitsorganisation undArbeitsprozesse;17 1.5.1.3;2.1.3 Zusammenhang zwischen Organisationsentwicklungund Softwareentwicklung;18 1.5.1.4;2.1.4 Ergebnis;19 1.5.2;2.2 Allgemeine Konzeption zur Optimierung vonkomplexen Geschäftsprozessen und Abläufen immittelständischen Unternehmen;20 1.5.2.1;2.2.1 Allgemein konzeptionelle Betrachtung;20 1.5.2.2;2.2.2 Anforderung an das DMS;21 1.5.2.3;2.2.3 Kostenanalyse;23 1.5.3;2.3 Prozeßmanagement im mittelständischenUnternehmen;25 1.5.3.1;2.3.1 Allgemeiner Basisansatz;25 1.5.3.2;2.3.2 Ansatzmethoden für das Prozeßmanagement immittelständischen Unternehmen;25 1.5.4;2.4 Vorgehensweise zur Modellierung derGeschäftsprozesse im mittelständischenUnternehmen;27 1.5.4.1;2.4.1 Zielstellung;27 1.5.4.2;2.4.2 Vorbereitung;28 1.5.4.3;2.4.3 Ist-Erfassung der vorhandenen Prozesse;28 1.5.4.4;2.4.4 Schnittstellen und Schwachstellen der AblaufundAufbauorganisation;30 1.5.4.5;2.4.5 Soll-Modellierung;30 1.5.4.6;2.4.6 Modellierung eines logischen Datenmodells;31 1.5.4.7;2.4.7 Implementierung in ein physisches Datenmodell;32 1.5.4.8;2.4.8 Erstellung des Dokumentenlayout;32 1.5.4.9;2.4.9 Prototyping des modellierten Dokumenten-Workflows im Geschäftsprozeß;32 1.5.5;2.5 Workflowsysteme;33 1.5.5.1;2.5.1 Allgemeine Beschreibung des Workflowsystems;33 1.5.5.2;2.5.2 Workflowreferenzmodell;36 1.5.5.3;2.5.3 Die Einführung ei
nes WFMS;39 1.5.6;2.6 Workflowabläufe in den Geschäftsprozessen;42 1.5.7;2.7 Elektronische Dokumente im Workflowsystem;43 1.5.8;2.8 Die Ergonomie der Workflow basiertenSysteme;43 1.5.8.1;2.8.1 Software-Ergonomie;45 1.5.8.2;2.8.2 Berechnung der Elemente zur Ergonomie;46 1.6;3.0 Szenario zum Prozeßmanagementund Workflow-basiertenDokumentenmanagementsystem;48 1.6.1;3.1 Ausgangslage;48 1.6.2;3.2 Vorbereitung der Dokumenten-ManagementProzeßmodellierung;49 1.6.2.1;3.2.1 Zielstellung;49 1.6.2.2;3.2.2 Vorbereitung der Prozeßmodellierung;50 1.6.2.3;3.2.3 Ist-Erfassung der vorhandenen Systeme undKenntnisse;51 1.6.2.4;3.2.4 Identifizierung von Schwachstellen des bisherigenDokumentenablaufes;54 1.6.2.4.1;3.2.4.1 Schnittstellen der Ablauf undAufbauorganisation;54 1.6.2.5;3.2.5 Soll-Modellierung;55 1.6.2.6;3.2.6 Modellierung eines logischen Datenmodells fürden Workflowprozeß;62 1.6.2.7;3.2.7 Implementierung in ein physisches Datenmodell;64 1.6.2.8;3.2.8 Erstellung des Dokumentenlayout;67 1.6.2.9;3.2.9 Prototyping des modellierten Dokumenten-Workflows;70 1.7;4.0 Konzeption für die praktischeAnsatzweise;72 1.7.1;4.1 Vorgehensweise zur Modellierung einesDiskurses;73 1.7.1.1;4.1.1 Ist-Erfassung für den ganzheitlichenGeschäftsprozeß;74 1.7.1.2;4.1.2 Ist-Erfassung Dokumenten-Workflow-Diskurs;76 1.7.1.3;4.1.3 Identifizierung und Bewertung der Ist-Erfassung in denSchnittstellen und Schwachstellen ganzheitlicher Prozeß;80 1.7.1.4;4.1.4 Identifizierung und Bewertung von Schnittstellenund Schwachstellen Dokumenten-Workflow;82 1.7.1.5;4.1.5 Soll-Modellierung ganzheitlicher Prozeß;84 1.7.1.6;4.1.6 Soll-Modellierung Dokumenten-Workflow-Diskurs;85 1.7.1.7;4.1.7 Simulation des modellierten Dokumenten-Workflows;88 1.7.1.8;4.1.8 Prototyping des ganzheitlichenGeschäftsprozeßablaufes;90 1.7.2;4.2 Allgemeine Soll-Betrachtung;91 1.7.3;4.3 Allgemeines Dokumentenmanagement;92 1.8;5.0 Ausblick und Ergebnisbewertung;95 1.9;Literaturverzeichnis;96


Portrait

Torsten Neumann Diplom Informatiker (FH) der Wilhelm Büchner Hochschule. Abschluß Januar 2008 als Diplom Informatiker. Derzeit tätig als Mitarbeiter bei AMD Saxony Department EHS (Environmental, Health, Safety). Das Buch entstand im Rahmen des Studiums im Studiengang zum Diplom Informatiker. Die Recherche in der Fachliteratur und die Umsetzung der vielen Ansätze in ein Vorgehensmodell dauerten viele Monate und konnte jetzt vollendet werden.

Leseprobe

Kapitel 2.1, Historische Hintergründe zu der Entwicklung von Unternehmensorganisationen und der Datenverarbeitung:Für die Lösung des Problems der zum Teil stark fest gefahrenen Strukturen im Unternehmen wird zunächst eine Analyse der Entwicklungsgeschichte durchgeführt. Dazu werden die verschiedenen Entwicklungsbereiche der Unternehmensverwaltung, der Büroarbeit und der Datenverarbeitung, näher untersucht. Daraufhin werden die Bedeutung und relevante Zusammenhänge herausgestellt und als Ergebnis bewertet. Aus dieser Ansatzsichtweise heraus wird die Konzeption zur Einführung eines Dokumentenmanagementsystem entwickelt.Kapitel 2.1, Entwicklung der Datenverarbeitung:Die Erfassung und Verwaltung von Dokumenten mit den darin enthaltenen Informationen nimmt im industrialisierten Arbeitsprozeß seit je her eine Grundlegende Rolle ein. Der Austausch von Informationen zwischen Mensch zu Mensch und Mensch zu Maschine hat sich im Zuge der Automatisierung immer weiter entwickelt. Die Interaktion zwischen Mensch und Maschine wurde Funktional fokussiert. Die Datenverarbeitung wurde im Zuge der sich entwickelnden Datenverarbeitungstechnik in Hard- und Software getrennt. Aus der Datenverarbeitung entstand Software für Informationssysteme. Mit Software-Programmen konnten monolithische Anwenderprogramme funktionale Aufgaben erfüllen. So entstanden monolithische Architekturen. Vor allem in den Produktionsabläufen werden stark funktionsorientierte Systeme eingesetzt. Diese sind zwar effizient aber oft nicht flexibel anpaßbar. In den 70ziger Jahren entstanden Datenbanken für eine zentrale Datenverarbeitung. Mit der Weiterentwicklung entstanden in den 80ziger Jahren Benutzerschnittstellen für den Datenaustausch zwischen den Applikationen. Mit dem Einsatz von Personalcomputern wurde ein weiterer Schritt für die individuelle Datenverarbeitung auf Grundlage von Datenbankentwicklungen gemacht. Bis Ende der neunziger Jahre haben sich relationale Datenbanken etabliert. Unter Verwendung eines Cl
ient-Server-Prinzip entstanden vernetzte Datenbanksysteme mit einem zentralen Server und Unternehmensweit verteilte Clienten. Bis zur jetzigen Zeit, wurden darauf aufbauend, Softwareprodukte entwickelt, um Daten zwischen den Applikationen austauschen zu können. Es wurden weitere Systeme zum Austausch elektronischer Informationen entwickelt die in eine workflow-basierte Lösung integriert sind. Zu diesen Systemen zählen u. a. das Dokumenten-Management-System (DMS) und Groupware-Applikationen.Es erfolgte die Ausgliederung der Ablaufsteuerung aus diesen Workflowsystemen durch Unterstützung mit einem Workflowmanagementsystem (WFMS).
EAN: 9783836611299
Untertitel: Geschäftsprozeß ' Workflow ' DMS. Dateigröße in MByte: 1.
Verlag: Diplomica Verlag
Erscheinungsdatum: Mai 2009
Seitenanzahl: 108 Seiten
Format: pdf eBook
Kopierschutz: Wasserzeichen
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