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E-Manuskripte mit MS Word 2010


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Juli 2013

Beschreibung

Beschreibung

Die professionelle Bearbeitung von Word-Manuskripten ist essenziell für die anschließende Weiterverarbeitung in Satzsystemen, für die Aufbereitung als E-Book oder für die Übernahme in XML.Zu den Techniken, die dabei zum Einsatz kommen, gehört vor allem die Arbeit mit Dokument- und Formatvorlagen - ein zentrales Thema des vorliegenden Bandes. Zusätzlich besprochen werden weitere Word-Funktionen wie die Rechtschreibprüfung, der Änderungsmodus, Zentraldokumente und Feldfunktionen.

Inhaltsverzeichnis

Vorwort

1 Textkorrekturen beim Redigieren
1.1 Text bearbeiten und markieren
1.1.1 Markieren mit der Maus
1.1.2 Markieren über die Tastatur
1.1.3 Text überschreiben
1.1.4 Textpassagen kopieren, ausschneiden und einfügen
1.1.5 Die Office-Zwischenablage einsetzen
1.1.6 Text verschieben
1.1.7 Automatische Korrekturen bei der Eingabe
1.1.8 Falsch geschriebene Begriffe nachträglich verbessern: Suchen und Ersetzen
1.2 Rechtschreib- und Grammatikprüfung einsetzen
1.2.1 Rechtschreib- und Grammatikprüfung aktivieren
1.2.2 Rechtschreibprüfung durchführen
1.2.3 Schnellkorrektur über das Kontextmenü
1.2.4 Neues Wörterbuch anlegen

2 Änderungen nachverfolgen
2.1 Im Überarbeiten-Modus korrigieren
2.1.1 Text bearbeiten
2.1.2 Kommentare eingeben
2.2 Bildschirmanzeige anpassen
2.2.1 Korrekturen anzeigen
2.2.2 Änderungen ausblenden
2.3 Änderungen und Kommentare annehmen oder ablehnen

3 Grundlagen der formalen Auszeichnung: Dokument-
und Formatvorlagen
3.1 Formatierungsmöglichkeiten im Überblick (harte Formatierung)
3.1.1 Zeichen
3.1.2 Absätze
3.1.3 Nummerierungen und Aufzählungen
3.1.4 Listen mit mehreren Ebenen
3.1.5 Nummerierung von Überschriften
3.1.6 Tabellen
3.1.7 Text in Tabelle überführen
3.2 Arbeiten mit Dokumentvorlagen
3.2.1 Dokumentvorlage, Office-Design, Formatvorlage?
3.2.2 Formatvorlagen und Office-Design
3.2.3 Eine externe Dokumentvorlage speichern
3.2.4 Dokument auf Basis einer Vorlage neu erstellen
3.2.5 Dokument und Vorlage verbinden
3.2.6 Die Dokumentvorlage wechseln
3.2.7 Eine neue Dokumentvorlage erstellen
3.3 Formatvorlagen einsetzen
3.3.1 Formatvorlagen in den Katalogen - Zuweisen von Formatvorlagen
3.3.2 Bereich Formatvorlagen
3.3.3 Anpassen der Anzeige
3.3.4 Neue Formatvorlage erstellen
3.3.5 Besonderheiten für Absatz- und Zeichenformatvorlagen
3.3.6 Besonderheiten für Listenformatvorlagen
3.3.7 Besonderheiten für Tabellenformatvorlagen
3.3.8 Formatvorlagen ändern
3.4 Was tun mit harten Formatierungen?
3.4.1 Harte Formatierung in eine Formatvorlage überführen
3.4.2 Formatvorlage und harte Formatierung
3.4.3 Harte Formatierung manuell in Formatvorlagen umwandeln (Suchen und Ersetzen)

4 Arbeiten mit umfangreichen Dokumenten
4.1 Gliederungsansicht aufrufen
4.2 Mit Zentraldokumenten arbeiten
4.2.1 Zusammenführen von Dateien in einem Zentraldokument
4.2.2 Datei in Zentraldokument umwandeln
4.2.3 Zentraldokument bearbeiten

5 Feldfunktionen: Inhaltsverzeichnis, Register, Einfügen von Bildern
5.1 Feldfunktionen einsetzen (Überblick)
5.2 Inhaltsverzeichnis einfügen
5.3 Index erstellen
5.3.1 Indexeinträge festlegen
5.3.2 Register erstellen
5.4 Bilder einfügen

6 Word 2010 und XML
6.1 Das Word-eigene XML
6.1.1 Die native docx-Datei
6.1.2 Benutzerdefiniertes XML mit "Bordmitteln" von Word
6.1.3 XML erzeugen mit Spezialanwendungen
Sachverzeichnis

Portrait

Als Lektorin und Autorin ist Susanne Franz Spezialistin für die Manuskriptbearbeitung mit MS Word. Darüber hinaus ist sie seit Jahren als Word-Dozentin tätig.

Leseprobe

1  Textkorrekturen beim Redigieren


   Kurz und knapp


Dieses Kapitel behandelt die Grundlagen der Textredaktion am Bildschirm. Als Lektor werden Sie in der Regel ein vorhandenes Manuskript bearbeiten, d.?h. Sie beseitigen einfache Tippfehler, löschen und ersetzen vorhandene Textpassagen bzw. verschieben sie unter Umständen an eine andere Stelle. Die Word-Techniken, die Sie dazu brauchen, werden ausführlich dargestellt. Sie lernen darüber hinaus, wie Sie die Rechtschreib- und Grammatikprüfung einsetzen.

1.1  Text bearbeiten und markieren


Beim Bearbeiten eines Textes tippen Sie Ihre Ergänzungen einfach an der Cursorposition ein – und im Gegenzug können Sie einzelne Zeichen löschen, indem Sie die [Rück]- bzw. [Del]-Taste drücken. Damit werden jeweils diejenigen Zeichen gelöscht, die sich links bzw. rechts von der Cursorposition befinden.

Sie können auch ganze Wörter, Sätze oder Absätze in einem Arbeitsschritt aus dem Dokument entfernen. Dazu müssen Sie die betreffenden Textpassagen vorher markieren.

Möchten Sie einen markierten Bereich löschen und durch neuen Text ersetzen, beginnen Sie einfach zu tippen. Die alte Version wird automatisch aus dem Dokument entfernt. Dieser Automatismus ist in der Standardeinstellung des Programms aktiviert, Sie finden die entsprechende Programmeinstellung Eingabe ersetzt markierten Text unter der Datei-Registerkarte in den Optionen im Bereich Erweitert/Bearbeitungsoptionen.

   Tipp:
   Leerzeichen, Absatzmarken und Tabulatoren auf dem Bildschirm anzeigen


Meist werden beim Arbeiten mit Word sowohl Leerzeichen als auch Absatzmarken auf dem Bildschirm angezeigt – sie gehören nebe
n Tabulatoren oder bedingten Trennstrichen zu den sogenannten nicht-druckbaren Zeichen oder Formatierungszeichen. Alle Optionen zur Anzeige finden Sie unter der Datei-Registerkarte in den Optionen im Bereich Anzeige/Diese Formatierungszeichen immer auf dem Bildschirm anzeigen. Hier legen Sie fest, welche Zeichen Sie auf dem Bildschirm sehen wollen. Das Ein- und Ausblenden dieser Auswahl können Sie anschließend über das Anklicken der Schaltfläche Alle anzeigen steuern, die Sie auf der Start-Registerkarte rechts oben in der Gruppe Absatz finden. Wie der Befehl bereits verrät, wechselt beim Anklicken der Schaltfläche die Anzeige aller Formatierungszeichen zu der von Ihnen festgelegten Auswahl.

   Word 2013

Vorgehen identisch

1.1.1  Markieren mit der Maus


Grundvoraussetzung für das Bearbeiten von Text ist, dass die betreffende Passage vorab markiert wurde. Daher ist fast jedem Office-Nutzer das einfache Markieren mit der Maus vertraut:

  1. Setzen Sie den Cursor an den Beginn der Markierung.
  2. Ziehen Sie mit gedrückter linker Maustaste die Markierung über das Dokument.
  3. Lassen Sie die Maustaste los, sobald Sie das gewünschte Ende der Markierung erreicht haben.

Abb. 1: Markierter Text

Auch nicht zusammenhängende Textblöcke lassen sich in Word markieren – genauso wie vertikale Passagen. In den folgenden Tabellen finden Sie eine Übersicht über die wichtigsten Befehle:

Tab. 1: Einfaches Markieren mit der Maus

Element Befehl
Wort Doppelklick auf das Wort
Zeile Klicken am linken Bildschirmrand vor die betreffende Zeile
Satz td> [Strg]+ Klicken in den Satz
Absatz Dreifachklick in den Absatz oder Doppelklick am linken oder rechten Bildschirmrand in Höhe des betreffenden Absatzes
Einzelne (Text-)Passage Ziehen mit gedrückter linker Maustaste ab der aktuellen Cursorposition bis zum Ende der Markierung
Gesamtes Dokument Dreifachklick am linken Bildschirmrand

Tab. 2: Markieren von vertikalen bzw. voneinander unabhängigen Textblöcken

Element Befehl
Markieren eines vertikalen Textblocks [Alt]+ Markieren mit der Maus
Mehrfachmarkierung von unabhängigen Textblöcken [Strg]+ mehrfaches Markieren mit der Maus

   Word 2013

Vorgehen identisch

1.1.2  Markieren über die Tastatur


Viele Office-Nutzer bevorzugen das Markieren mit der Tastatur:

  1. Bewegen Sie den Cursor an die Stelle im Dokument, an der die Markierung starten soll.
  2. Drücken Sie die [Umsch]- bzw. die [Shift]-Taste.
  3. Bewegen Sie sich durch Drücken der [Pfeil]-Tasten nach rechts oder links bzw. oben oder unten.

Die Markierung wird nun parallel zu Ihrem Vorgehen angezeigt.

In der folgenden Übersicht sehen Sie darüber hinaus noch die wichtigsten Tastenkombinationen zum Markieren – in Word steht Ihnen eine ganze Reihe von Möglichkeiten zur Verfügung:

Tab. 3: Einfaches Markieren mit der Tastatur

Element Befehl
Zeichen rechts vom Cursor [Shift]+[Pfeil re]
ble> Zeichen links vom Cursor [Shift]+[Pfeil li]
Wort rechts vom Cursor [Strg]+[Shift]+[Pfeil re]
Wort links vom Cursor [Strg]+[Shift]+[Pfeil li]
Von der Cursorposition bis zum Zeilenanfang [Shift]+[Pos1]
Von der Cursorposition bis zum Zeilenende [Shift]+[Ende]
Von der Cursorposition bis zum Absatzanfang [Strg]+[Shift]+[Pfeil o]
Von der Cursorposition bis zum Absatzende [Strg]+[Shift]+[Pfeil u]
Von der Cursorposition bis zum Dokumentanfang [Strg]+[Shift]+[Pfeil o]+[Pos1]
Von der Cursorposition bis zum Dokumentende [Strg]+[Shift]+[Pfeil u]+[Ende]
Ganzes Dokument [Strg]+[A]

Unabhängig davon, ob Sie mit der Maus oder mit der Tastatur markiert haben: Zum Entfernen einer Markierung klicken Sie einfach in einen Bereich außerhalb der Markierung oder drücken auf eine der [Pfeil]-Tasten.

   Word 2013

Vorgehen identisch

1.1.3  Text überschreiben


Word ist in der Standardeinstellung so konfiguriert, dass nachträglich eingegebener Text dem Dokument hinzugefügt wird, d.?h. den vorhandenen Text bei der NeuEingabe nicht überschreibt. Dieser Modus lässt
sich ändern, wenn Sie Word in den Einfügen-Modus schalten.

Voraussetzung ist allerdings, dass Sie diese Funktion in den Optionen freigeschaltet haben, die Sie über das Datei-Register ansteuern: Setzen Sie unter Erweitert/Bearbeitungsoptionen jeweils einen Haken in die Kontrollkästchen vor EINFG-Taste zum Steuern des Überschreibmodus verwenden und Überschreibmodus verwenden. Haben Sie diese Einstellungen getroffen, können Sie den Überschreibmodus über die Statusleiste ein- bzw. ausschalten:

  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Statusleiste, die sich unten auf dem Word-Bildschirm befindet.
  2. Wählen Sie aus der Liste Statusleiste anpassen den Eintrag Überschreiben aus. Damit ist der Überschreibmodus aktiviert und der vorhandene Text wird ab der Cursorposition bei der Eingabe Zeichen für Zeichen bis zur Absatzmarke überschrieben. Die nächsten Absätze bleiben bei dieser Aktion...

EAN: 9783937211787
Untertitel: 1. Auflage. Dateigröße in MByte: 7.
Verlag: XML-Schule / Ursula Welsch Neue Medien
Erscheinungsdatum: Juli 2013
Seitenanzahl: 198 Seiten
Format: pdf eBook
Kopierschutz: Keiner
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